Halo semua, kembali lagi dengan saya. Kali ini saya
akan membahas tentang mengenal dasbor di excel. Mungkin ini baru pertama kali
saya akan membahas artikel tentang excel. Ok saya akan memperkenalkannya.
Excel adalah perangkat lunak yang sangat penting peranannya
sekarang ini, terutama di dunia bisnis dan professional. Ini karena excel
memudahkan anda dalam melakukan pengolahan data angka dalam sebuah spredsheet.
Dengan melakukan lunak ini, anda dapat mencatat dan menghidangkan data sehinga
menjadi informasi yang sangat berguna.
1. Mengenal
Report dan Dasbor
Sebelum mengolah report dan
dashboard (dasbor), anda perlu memiliki pemahaman yang utuh tentang apa itu
report di Excel dan apa itu dasbor.
Sifat utama dari report adalah
pembaca tidak memiliki kesimpulan tertentu. Walaupun report bias mencangkup
analisis, agresi, dan juga chart, tapi report tidak memungkinkan user untuk
menerapkan penilaian dan analisisnya ke data.
Misalnya table pengunjung sebuah
pusat pembelanjaan menunjukkan report statistic. Walaupun data itu berguna,
tapi tidak bias menggiring pembacanya untuk menganalisis atau menilai data
tersebut. Karena report hanya menampilkan agregasi atau kumpulan data saja.
Adapun dasbor adalah antarmuka
visual yang menyediakan tampilan sekilas indicator-indicator utama yang revelan
terhadap tujuan tertentu, atau proses bisnis tertentu. Sebuah dasbor memiliki
tiga atribut utama:
Ø Dasbor
umumnya berbentuk grafis, menyediakan visualisasi yang bias membuat user focus
pada data utam, bisa membandingkan data dan tren atau apapun dari data.
Ø Dasbor
sering menampilkan data yang hanya revelan pada tujuan pruntuk dasbor saja.
Ø Karena
dasbor didesain dengan tujuan tertentu, maka biasanya dasbor tersebut memiliki
kesimpulan khusus yang memudahkan user mengambil kesimpulan tanpa harus
menganalisis sendiri.
<head>
<script async src = "// pagead2.googlesyndication.com/pagead/js/adsbygoogle.js"> </ script> <script> (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []). push ({ google_ad_client: "ca-pub-1731700723459413", enable_page_level_ads: true }); </ script>
Komponen utama sebuah
dasbor biasanya grafik yang dapat menampilkan tren, dan memungkinkan anda
melihat data dengan lebih mudah, karena tampilan grafis atau visual memudahkan
data dicerna dan dilihat daripada yang lainnya.
Tapi dasbor bukan Cuma
grafik, masih ada banyak variasi tampilan lainnya yang bias dibuat dengan
wizard, trik pengolahan data, serta VBA.
Dasbor ini harus sesuai
dengan kepentingannya. Misalnya bos anda ingin dibuatkan dasbor tentang data
pembayaran pelanggan. Anda harus menanyakan kira kira apa saja yang ingin
diketahui bos tentang data pembayaran pelanggan.
Bagian oenting dari
pembuatan dasbor adalah mengumpulkan persyaratan user (user requirement). Di
sunia non-IT, pengumpulan user requiment biasanya tidak penting, ini karena
cakupan pekerjaan akan selalu berubah seiring dengan prioritas dan deadline
yang ketat. Dan pengumpulan user requirement ini dianggap hal yang sia-sia,
merepotkan, dan memakan banyak waktu.
Tentukan tujuan
pembuatan dasbor, apakah yang diperlukan berupa dasbor dengan fitur penuh, atau
sekedar report excel saja sudah mencukupi.
Menanyakan beberapa
pertanyaan mendasar pada end user sangat penting karena membantu
mensikroisasikan pikiran denga orang yang tepat dan menghindari kesalahan dalam
membuat dasbor.
Kedua, pastikan apa
saja kriteria yang akan diukur untuk dasbor. Mayoritas dasbor didesain untuk
mengeset beberapa peraturan, atau key performance indicator (KPI).
KPI adalah indicator
performa dari task yang dianggap penting untuk operasi atau proses tertentu.
Kpi bertujuan untuk menilai atau mengetahui performa sesuatu apakah diluar atau
normal menurut ukuran tertentu. Ini bisa menjadi indicator apakah perlu diambil
tindakan atau tidak.
Walaupun ukuran yang
akan ditampilkan di dasbor tidak resmi dianggap sebagai KPI, tapi tujuannya
sana untuk memfokuskan ke masalah yang dihadapi.
Ada tip juga, ketika
mengumpulkan pengukuran yang diperlukan untuk dasbor, kadang lebih mudah
menuliskan kalimat yang menjelaskan tentang pengukuran yang diperlukan.
Misalnya keinginan bos untuk memperoleh “pendapatan” mungkin tidak cocok, lebih
cocok dibuat spesifik seperti “berapa pendapatan selama dua tahun terakhir?”
Ini disebut sebagai
pertanyaan komponen, karena diperlukan untuk membuat komponen dasbor, misalnya
grafik atau label yang menjelaskan pendapatan dua tahun terakhir.
Kadang diperlukan
pertanyaan tambahan untuk menghasilkan layout dari dasbor. Dari informasi
informasi ini, anda dapat membuat mock up atau purwapura dari dasbor yang ingin
anda buat.
Tiap kotak layout di
dasbor mempresentasikan komponen pada dasbor beserta posisisnya. Untuk bisa
membuat tiap komponen tersebut, anda perlu tahu apa saja yang diperlukan oleh
user dengan cara membuat daftar pertanyaan yang harus dijawab oleh user.
Pertanyaan di tiap box
menyediakan beberapa tipe data yang dibutuhkan untuk membuat pengukuran pada
dasbor.
2. Mengumpulkan
sumber data yang diperlukan
Ketika anda memiliki daftar
pengukuran yang harus dimasukkan ke dasbor, anda perlu melihat system yang
ingin dibuat dasbor untuk menentukan apakah data diperlukan untuk membuat
pengukuran tersebut di dasbor. Berikut ini beberapa pernyataan yang bisa anda
lakukan:
Ø Apakah
anda memiliki akses yang cukup ke sumber data?
Ø Seberapa
sering frekuensi sumber data tersebut diperbarui nilainya?
Ø Siapa
yang memiliki dan maintence sumber data?
Ø Apa
saja proses yang diperlukan untuk memperoleh data dari sumber data?
Ø Apakah
data benar-benar ada?
Pertanyaan ini harus ada jawaban terlebih dahulu
sebelum membuat dasbor.
Jika strategi organisasi memerlukan anda
mengumpulkan dan mengukur data yang tidak ada atau tidak tersedia. Maka
hentikan dulu pada projek pembuatan dasbor, dan focus kepada pembuatan
mekanisme pengumpulan data untuk memperoleh data yang anda inginkan.
3. Mendefinisikan
dimensi dan filter untuk dasbor
Dalam konteks pembuatan laporan,
dimensi adalah kategori data yang digunakan untuk mengatur data bisnis. Contoh
dimensi misalnya area, pasar, cabang, manajer, dan karyawan.
Ketika anda mendefinisikan dimensi
di user requiment, anda harus menentukan bagaimana pengukuran akan
dikelompokkan atau didistribusikan.
Misalnya jika dasbor akan meaporkan
data menurut karyawan, anda perlu memastikan bahwa pengumpulan dan agresi data
memasukkan informasi mengenai karyawan.
Karena itu menambahkan dimensi baru
ketika dasbor sudah jadi sangat merepotkan. Terlebih ketika proses sumber
dasbor memerlukan agresia atau pengumpulan data dari banyak sumber data.
Kesimpulannya adalah dengan menentukan dimensi awal, membuat anda tidak perlu
pusing di kemudian hari.
Berikutnya adalah tipe filter yang
dibutuhkan. Dalam konteks dasbor, filter adalah mekanisme yang memungkinakan
anda mempersempit cakupan data ke satu dimensi. Misalnya anda memfilter
berdasarkan tahun, karyawan atau area.
Apabila anda tidak mempertimbangkan
filter apa yang akan digunakan sejak awal, anda perlu mendesain ulang metode
pengumpulan data dan dasbor. Dan ini bisa sangat melelahkan kalau dilakukan
setelah dasbor jadi.
Jika anda agak bingung dengan perbedaan
antara dimensi dan filter, bisa dimisalkan dengan table excel. Dimensi adalah
kolom data, seperti berisi nama karyawan, maka anda membuat mekanisme filter ke
table.
A. Menentukan
fitur yang akan didetail
Mayoritas
dasbor menyediakan fitur drill down yang memungkinkan anda melihat data yang
lebih detail pada bagian yang diinginkan. Bagi user, kemampuan drill down ini
merupakan kemampuan untuk memperoleh data mentah yang mendukung apa yang ditampilkan di
dasbor.
Walaupun
memperoleh data mentah kadang tidak mudah dan praktis, kadang diperlukan kalau
end user ingin mengetahuinya. Karena itu perhatikan fitur fitur apa saja yang
ingin ditampilkan sebagai data drill down.
B. Menentukan
daftar refresh
Sebuah
dasbor harus memperhatikan daftar kapan data di refresh. Karena kalau anda
tidak memperhatikan kapan sumber data dimutakhirkan, kadang data di dasbor bisa
menjadi tidak up to date dan bisa menyesatkan kalau mau dijadikan sumber
pengambilan keputusan.
Dengan
memperhatikan tingkat refresh sumber data anda bisa menyesuaikan dengan dasbor
anda, anda juga bisa meminta waktu tambahan untuk mendisain macro yang otomatis
merefresh dasbor di dokumen dari sumber data anda.
